Každá fotografie v knihovně Shotwell odpovídá souboru uloženému na vašem pevném disku. Shotwell má několik funkcí, které pomáhají udržet jeho knihovnu a soubory na disku synchronizované.
Shotwell umožňuje určit, jak má pojmenovávat složky ve vaší knihovně. Můžete tak učinit změnou nastavení
Všechny symboly pro vzor složek začínají znakem % (procenta). Hodnoty těchto symbolů se vytváří na základě národního prostředí, takže to co uvidíte ve svém počítač se může lišit od příkladů níže.
| Symbol | Meaning | Example |
| %Y | rok: úplný | 2011 |
| %y | rok: dvě číslice | 11 |
| %d | den v měsíci dvojmístný s úvodní nulou | 03 |
| %A | název dne: úplný | Středa |
| %a | název dne: zkratka | St |
| %m | číslo měsíce dvojmístné s úvodní nulou | 02 |
| %b | název měsíce: zkratka | bře |
| %B | název měsíce: úplný | březen |
| %I | hodiny: 12hodinový formát | 05 |
| %H | hodiny: 24hodinový formát | 17 |
| %M | minuty | 16 |
| %S | sekundy | 30 |
| %p | odp. nebo dop. | odp. |
Existují ještě další symboly, které zde uvedené nejsou. Jestli vás zajímají, podívejte se do příručky k funkci strftime, stačí použít příkaz
Shotwell může automaticky importovat nové fotografie, které se objeví ve složce knihovny. (Složkou knihovny je obvykle složka
Pro zapnutí automatického importu zaškrtněte políčko
Shotwell také umí automaticky následovat symbolické odkazy v automaticky importovaných složkách.
Shotwell může automaticky měnit názvy souborů importovaných fotografií na malá písmena. Pokud tomu tak chcete, zvolte
Standardně Shotwell nemění soubory s fotografiemi, i když fotografii upravíte nebo změníte její štítky nebo název. Tyto změny pouze zaznamená do své vlastní databáze.
Pokud chcete toto chování změnit, zaškrtněte políčko
název
štítky
hodnocení
informace o otočení
datum/čas
Shotwell ukládá tyto informace do souborů s fotografiemi pomocí formátů EXIF, IPTC a/nebo XMP. Upozorňujeme, že je umí zapisovat pouze do souborů ve formátu JPEG, PNG a TIFF, nikoliv do fotografií BMP a RAW a do videosouborů.
Když Shotwell běží, přijímá upozornění o externích změnách v souborech s fotografiemi. Když se takovýto soubor změní, Shotwell jej znovu načte a aktualizuje zobrazení fotografie a metadata.
Je třeba si uvědomit, že Shotwell při spuštění kontroluje všechny soubory s fotografiemi, ale jen soubory nacházející se ve složce knihovny jsou sledovány v reálném čase po spuštění. Autoři doufají, že v příštích vydáních bude toto omezení překonáno.